Η σιωπηλή αιτία των καθυστερήσεων σε ένα σύγχρονο οδοντιατρείο

Στις 11:20 το πρόγραμμα είχε ήδη αρχίσει να αποκλίνει.

Όχι δραματικά. Δέκα λεπτά εδώ, πέντε λεπτά εκεί.

Όμως, σε ένα οδοντιατρείο, οι μικρές καθυστερήσεις έχουν την τάση να πολλαπλασιάζονται μέσα στην ημέρα. Μέχρι τις 13:00, η αναμονή είχε φτάσει σχεδόν τα 40 λεπτά και κανείς δεν μπορούσε να εντοπίσει έναν ξεκάθαρο λόγο.

Δεν υπήρχε επείγον περιστατικό. Δεν παρουσίασε βλάβη κάποιος εξοπλισμός. Δεν έγινε κάποιο σοβαρό λάθος.

Κι όμως, ολόκληρη η λειτουργία του ιατρείου είχε χάσει τον φυσικό της ρυθμό.

Οι πραγματικές αιτίες των καθυστερήσεων στο οδοντιατρείο

Όταν συζητάμε για τη διαχείριση χρόνου σε ένα οδοντιατρείο, συνήθως αναζητούμε μεγάλες αιτίες:

· ένα απαιτητικό περιστατικό,

· έναν δύσκολο ασθενή,

· μια τεχνική βλάβη,

· μια έκτακτη αλλαγή προγράμματος.

Στην πραγματικότητα, όμως, οι περισσότερες καθυστερήσεις δημιουργούνται διαφορετικά.

Συσσωρεύονται μέσα από μικρές, καθημερινές τριβές που περνούν απαρατήρητες.

Η ημέρα δεν αποσυντονίζεται απότομα

Ένας οδοντίατρος χρειάζεται λίγα επιπλέον λεπτά για να αναζητήσει παλαιότερες απεικονίσεις.

Δύο λεπτά.

Ένας ασθενής ζητά περισσότερες διευκρινίσεις για το θεραπευτικό πλάνο.

Πέντε λεπτά.

Ένα μέλος της ομάδας ψάχνει ένα αρχείο ή μια πληροφορία.

Τρία λεπτά.

Καμία από αυτές τις στιγμές δεν μοιάζει σημαντική από μόνη της. Όλες μαζί, όμως, επηρεάζουν τη συνολική ροή εργασίας του οδοντιατρείου.

Η αόρατη τριβή που εξαντλεί την ομάδα

Οι επαγγελματίες της οδοντιατρικής έχουν μάθει να λειτουργούν αποτελεσματικά υπό πίεση.

Αυτό που είναι πιο δύσκολο να αναγνωριστεί είναι η συνεχής διακοπή της ροής.

Κάθε μικρή παύση έχει κόστος:

· στην προσοχή,

· στην ενέργεια,

· στον χρόνο επαναφοράς,

· στη συνολική παραγωγικότητα.

Η πραγματική πρόκληση δεν είναι πάντοτε ο διαθέσιμος χρόνος, αλλά η συχνότητα με την οποία διακόπτεται η συγκέντρωση.

Χρόνος ή λειτουργική τριβή;

Υπάρχει μια ουσιαστική διαφορά.

Άλλο να απαιτεί μια θεραπεία περισσότερο χρόνο και άλλο να δημιουργεί περιττή τριβή.

Μια πολύωρη αποκατάσταση μπορεί να εξελίσσεται ομαλά και αποδοτικά.

Αντίθετα, οι συνεχείς μικρές διακοπές:

· η αναζήτηση πληροφοριών,

· η εναλλαγή εφαρμογών,

· οι ασυντόνιστες διαδικασίες,

· η έλλειψη άμεσης πρόσβασης στα δεδομένα, επιβαρύνουν δυσανάλογα την καθημερινότητα του ιατρείου.

Όταν οι καθυστερήσεις γίνονται «φυσιολογικές»

Οι περισσότερες ομάδες συνηθίζουν τις μικρές δυσκολίες της καθημερινότητας.

Γίνονται μέρος της ρουτίνας.

«Έτσι λειτουργούμε.»

Και όταν κάτι επαναλαμβάνεται καθημερινά, παύει να αντιμετωπίζεται ως πρόβλημα, ακόμη κι αν επηρεάζει:

· την εμπειρία του ασθενή,

· την αποτελεσματικότητα της ομάδας,

· την ψυχική κόπωση,

· την ποιότητα των υπηρεσιών.

Οι μεταβάσεις είναι συχνά ο πραγματικός λόγος των καθυστερήσεων

Σε πολλές δομές υγείας, οι μεγαλύτερες απώλειες χρόνου δεν προέρχονται από τα δύσκολα περιστατικά.

Προέρχονται από τις μεταβάσεις:

· από μία εφαρμογή στην άλλη,

· από μία πληροφορία στην επόμενη,

· από την αναζήτηση αρχείων,

· από την ανάγκη συνεχών διευκρινίσεων μεταξύ των μελών της ομάδας.

Δεν λείπει η γνώση.

Δεν λείπει η προσπάθεια.

Λείπει η ομαλή συνέχεια.

Χρειαζόμαστε περισσότερο χρόνο ή λιγότερες διακοπές;

Η αυθόρμητη σκέψη σε μια απαιτητική ημέρα είναι συνήθως η ίδια:

«Χρειαζόμαστε περισσότερο χρόνο.»

Κι όμως, πολλές φορές το ζήτημα δεν είναι ο χρόνος.

Είναι:

· πόσες φορές διακόπτεται η συγκέντρωση,

· πόση ενέργεια καταναλώνεται στις μεταβάσεις,

· πόση προσπάθεια απαιτείται για την εύρεση της σωστής πληροφορίας.

Τι κάνουν διαφορετικά τα πιο οργανωμένα οδοντιατρεία

Δεν εργάζονται απαραίτητα πιο γρήγορα.

Έχουν, όμως, μειώσει τη σιωπηλή τριβή.

Οι πληροφορίες βρίσκονται άμεσα διαθέσιμες.

Οι διαδικασίες ακολουθούν φυσική ροή.

Η ομάδα γνωρίζει ακριβώς πού πρέπει να αναζητήσει κάθε στοιχείο.

Οι μεταβάσεις γίνονται χωρίς περιττές διακοπές.

Δεν πρόκειται για κάτι εντυπωσιακό.

Αλλάζει, όμως, ολοκληρωτικά τον ρυθμό της ημέρας.

Μικρές αλλαγές, μεγάλο αποτέλεσμα

Σε ένα οδοντιατρείο, η συγκέντρωση των πιο συχνών πληροφοριών σε ένα ενιαίο σημείο πρόσβασης είχε αξιοσημείωτα αποτελέσματα.

Μειώθηκαν:

· οι μικρές διακοπές,

· οι εσωτερικές ερωτήσεις,

· οι καθυστερήσεις στις μεταβάσεις,

· η συνολική πίεση της ομάδας.

Κανείς δεν σχολίασε ότι εργάζεται γρηγορότερα.

Η κοινή διαπίστωση ήταν διαφορετική:

«Η ημέρα κυλά πιο ομαλά.»

Μια πρακτική άσκηση για κάθε οδοντιατρείο

Για μία ημέρα, καταγράψτε κάθε στιγμή κατά την οποία χρειάζεται να:

· αναζητήσετε μια πληροφορία,

· αλλάξετε εφαρμογή ή οθόνη,

· ζητήσετε βοήθεια από συνεργάτη,

· διακόψετε μια εργασία για να βρείτε κάτι άλλο.

Οι περισσότερες από αυτές τις ενέργειες διαρκούν ελάχιστα δευτερόλεπτα.

Ακριβώς γι’ αυτό περνούν απαρατήρητες.

Όταν όμως συγκεντρωθούν, αποκαλύπτουν ένα διαφορετικό μοτίβο:

Η καθημερινότητα δεν εξαντλείται από τα μεγάλα περιστατικά.

Εξουθενώνεται από τις συνεχείς μικρές τριβές.

Και συχνά, η σημαντικότερη βελτίωση προκύπτει απλώς αφαιρώντας δύο ή τρία επαναλαμβανόμενα εμπόδια.

Η αποτελεσματικότητα στην οδοντιατρική δεν σημαίνει ταχύτητα

Η πραγματική αποτελεσματικότητα δεν συνδέεται με τη βιασύνη.

Σημαίνει:

· λιγότερη περιττή προσπάθεια,

· λιγότερες άσκοπες μεταβάσεις,

· καλύτερη οργάνωση πληροφοριών,

· καθαρότερη ροή εργασίας,

· περισσότερο χρόνο για τον ασθενή.

Οι μεγαλύτερες αλλαγές δεν προέρχονται πάντοτε από μεγάλες επενδύσεις.

Πολύ συχνά ξεκινούν από την εξάλειψη μικρών καθημερινών εμποδίων.

Συμπέρασμα

Η σιωπηλή αιτία των καθυστερήσεων σε ένα οδοντιατρείο σπάνια είναι ένα μεγάλο πρόβλημα.

Συνήθως πρόκειται για μικρές διακοπές, μικρές αναζητήσεις και μικρές ασυνέχειες που επαναλαμβάνονται καθημερινά.

Και ίσως η ουσιαστική βελτίωση να μην βρίσκεται στο να εργάζεται κανείς περισσότερο.

Αλλά στο να χρειάζεται να παλεύει λιγότερο με την ίδια τη ροή της καθημερινότητας.

Γιατί, τελικά, η μεγαλύτερη διαφορά δεν είναι να δουλεύεις πιο γρήγορα.

Είναι να μπορείς να δουλεύεις πιο ομαλά.

Από τη συντακτική ομάδα της Apostolides Healthcare Technologies

Σχετικά με την Apostolides Healthcare Technologies

Η Apostolides Healthcare Technologies παρακολουθεί καθημερινά τον τρόπο με τον οποίο η τεχνολογία ενσωματώνεται στην πραγματική λειτουργία των οδοντιατρείων και των δομών υγείας, αναδεικνύοντας λύσεις που κάνουν την καθημερινότητα πιο αποτελεσματική, πιο ανθρώπινη και πιο ομαλή για επαγγελματίες και ασθενείς.